Đăng ký hóa đơn điện tử - Vinlawyer
Đăng ký hóa đơn điện tử - Vinlawyer
Dịch vụ soạn thảo đơn khởi kiện, hợp đồng online

Luật sư tư vấn hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và khởi tạo hóa đơn điện tử (có mã, không có mã của cơ quan thuế) theo Nghị định 123 – Thông tư 78.

  1. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

1.1 Năm (05) nhóm đối tượng áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế, bao gồm:

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trừ trường hợp thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế. (Theo Khoản 1 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019)

– Doanh nghiệp thuộc đối tượng đang sử dụng hoá đơn điện tử không mã có nhu cầu chuyển đổi sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. (Theo Khoản 1 Điều 5 Thông tư 78)

– Doanh nghiệp rủi ro cao về thuế:

+ Người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã nếu thuộc trường hợp được xác định rủi ro cao về thuế;

+ Được cơ quan thuế thông báo về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế phải thực hiện chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trong thời gian 10 ngày làm việc. (Theo Khoản 1 Điều 13 Nghị định 123 & Khoản 2 Điều 5 Thông tư 78)

– Hộ gia đình, cá nhân kinh doanh:

+ Hộ gia đình, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai phải sử dụng HĐĐT;

+ Hộ gia đình, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh;

+ Hộ gia đình, cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh. (Theo Khoản 3 Khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019; Khoản 2 Điều 13 Nghị định 123; Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78)

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh để giao cho khách hàng.(Theo Khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 và Khoản 2 Điều 13 Nghị định 123)

1.2 Hóa đơn điện tử có mã của CQT cấp theo từng lần phát sinh:

Cấp HĐĐT có mã của CQT theo từng lần phát sinh là hóa đơn bán hàng trong các trường hợp:

– Hộ gia đình, cá nhân kinh doanh theo quy định tại Khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng;

– Tổ chức không kinh doanh nhưng có phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;

– Doanh nghiệp sau khi đã giải thể, phá sản, đã chấm dứt hiệu lực mã số thuế có phát sinh thanh lý tài sản cần có hóa đơn để giao cho người mua; (Theo Điều 13 Nghị định 123)

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc diện nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thuộc các trường hợp sau:

+ Ngừng hoạt động kinh doanh nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế có phát sinh thanh lý tài sản cần có hóa đơn để giao cho người mua;

+ Tạm ngừng hoạt động kinh doanh cần có hóa đơn giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày cơ quan thuế thông báo tạm ngừng kinh doanh;

+ Bị cơ quan thuế cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn. (Điều 13 Nghị định 123)

Cấp HĐĐT có mã của CQT theo từng lần phát sinh là hóa đơn giá trị gia tăng:

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc diện nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuộc các trường hợp sau:

+ Ngừng hoạt động kinh doanh nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế có phát sinh thanh lý tài sản cần có hóa đơn để giao cho người mua;

+ Tạm ngừng hoạt động kinh doanh cần có hóa đơn giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày cơ quan thuế thông báo tạm ngừng kinh doanh;

+ Bị cơ quan thuế cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn. (Điều 13 Nghị định 123)

– Tổ chức, cơ quan nhà nước không thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ có bán đấu giá tài sản, trường hợp giá trúng đấu giá là giá bán đã có thuế giá trị gia tăng được công bố rõ trong hồ sơ bán đấu giá do cơ quan có thẩm quyền phê duyệt thì được cấp hóa đơn giá trị gia tăng để giao cho người mua. (Điều 13Nghị định 123).

Hóa đơn điện tử có mã và không có mã của Cơ quan thuế - Vinlawyer
Hóa đơn điện tử có mã và không có mã của Cơ quan thuế – Vinlawyer
  1. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Theo quy định, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế được sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (trừ trường hợp rủi ro về thuế cao theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế) đối với:

– Doanh nghiệp kinh doanh 15 lĩnh vực quy định tại Khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019.(Khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 & Điều 13 Nghị định số 123)

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế. (Khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 & Điều 13 Nghị định số 123)

– Doanh nghiệp thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng sau 12 tháng kể từ thời điểm chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nếu người nộp thuế có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã. (Khoản 2 Điều 5 Thông tư 78)

  1. Các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử 

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có nêu rõ yêu cầu về nội dung của hóa đơn điện tử như sau:

  1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
  2. Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
  3. Số hóa đơn.
  4. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
  5. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
  6. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
  7. Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua.
  8. Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định này và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
  9. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.
  10. Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định này.
  11. Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) theo hướng dẫn tại Điểm e Khoản 6 Điều này và các nội dung khác liên quan (nếu có).
  12. Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
  13. Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.

4. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Các thủ tục này sẽ được chia làm 2 trường hợp, đó là đăng ký sử dụng hóa đơn có mã CQT và không có mã CQT.

Đăng ký hóa đơn điện tử - Vinlawyer
Đăng ký hóa đơn điện tử – Vinlawyer
4.1 Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Các đối tượng đăng ký lập hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế bao gồm các tổ chức, doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh. Thủ tục đăng ký sử dụng như sau:

Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Bước 2: Điền đầy đủ các thông tin theo mẫu số 1 Phục lục Nghị định 119/2018.

Bước 3: Chờ thông báo từ cơ quan thuế theo mẫu số 2 Phụ lục đính kèm Nghị định 119. Thời hạn thường là 1 ngày làm việc kể từ khi cơ quan thuế nhận được hồ sơ đăng ký.

Bước 4: Nếu thông báo từ cơ quan thuế là chấp nhận thì quý khách cần hủy toàn bộ hóa đơn giấy chưa sử dụng để bắt đầu sử dụng HĐĐT. Nếu cần điều chỉnh thông tin thì quý khách chỉnh sửa và gửi lại cơ quan thuế theo mẫu số 1.

4.2 Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Các đối tượng có thể đăng ký sử dụng HĐĐT không có mã CQT bao gồm các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu, điện lực, bưu chính viễn thông, nước sạch, y tế, bảo hiểm, thương mại điện tử,… hay các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch bằng phương tiện điện tử với cơ quan thuế. Thủ tục đăng ký như sau:

Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Sau đó điền đầy đủ các thông tin theo mẫu số 1 Phục lục Nghị định 119.

Bước 2: Cơ quan thuế gửi thông báo theo mẫu số 2 Phụ lục đính kèm Nghị định 119 sau 1 ngày làm việc kể từ khi nhận được đơn đăng ký.

Bước 3: Sau khi được chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT không có mã CQT, quý khách cần hủy hết những hóa đơn giấy còn tồn đọng. Nếu không được chấp nhận thì nên đăng ký sử dụng HĐĐT có mã CQT.

  1. Điều kiện khởi tạo hóa đơn điện tử

Việc khởi tạo hóa đơn điện tử cần được thực hiện đúng theo quy định tại Khoản 2 Điều 4 của Thông tư 32. Nội dung cụ thể như sau.

Khởi tạo hóa đơn điện tử - Vinlawyer
Khởi tạo hóa đơn điện tử – Vinlawyer
5.1 Đối với tổ chức kinh doanh cá nhân

– Tổ chức kinh doanh phải có trách nhiệm thông báo cho khách hàng về định dạng hóa đơn điện tử, cách truyền, đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật, tính toàn vẹn và bảo mật thông tin của hóa đơn.

– Đơn vị thực hiện khởi tạo HĐĐT phải là tổ chức kinh tế đáp ứng đủ điều kiện, có địa điểm, các đường truyền và thiết bị truyền thông tin đạt yêu cầu, có đội ngũ thực hiện đáp ứng chuyên môn, có chữ ký điện tử.

– Có phần mềm hỗ trợ khởi tạo HĐĐT, đảm bảo dữ liệu, cung ứng dịch vụ tự động chuyển vào phần mềm, được tích hợp đầy đủ các tính năng sao lưu, khôi phục, lưu trữ và quản lý HĐĐT.

5.2 Đối với đơn vị cung cấp giải pháp HĐĐT trung gian

– Là tổ chức hoạt động tại Việt Nam đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/Giấy chứng nhận đầu tư/Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp đầu tư tại Việt Nam. Các doanh nghiệp này có thể hoạt động trong lĩnh vực Ngân hàng được cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử hoặc công nghệ thông tin.

– Có phần mềm Hóa đơn điện tử, cung cấp các giải pháp về khởi tạo, lập, truyền nhận HĐĐT.

– Đã triển khai hệ thống cung cấp giải pháp CNTT, đáp ứng nghiệp vụ trao đổi dữ liệu điện tử giữa các tổ chức.

– Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật để đáp ứng yêu cầu kinh doanh và quy định của pháp luật về HĐĐT.

– Có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn sự tấn công bất hợp pháp trên môi trường mạng để đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn thông tin của HĐĐT.

– Có quy trình sao lưu, khôi phục, lưu trữ dữ liệu giao dịch.

– Phải có văn bản báo cáo cơ quan thuế định kỳ 6 tháng 1 lần.

Trên đây là toàn bộ nội dung phân tích của Luật sư Bình Dương – Công ty Luật TNHH Vinlawyer về “Hướng dẫn đăng ký và khởi tạo hóa đơn điện tử chi tiết nhất”. Công ty Luật TNHH Vinlawyer rất hân hạnh được đồng hành cùng quý khách hàng trong việc giải quyết mọi vấn đề pháp lí. Hãy liên hệ với chúng tôi để được sử dụng dịch vụ tư vấn một cách tốt nhất.

Dịch vụ soạn thảo đơn khởi kiện, hợp đồng online

BÌNH LUẬN

Vui lòng nhập bình luận của bạn
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây