Hóa đơn điện tử - Vinlawyer
Hóa đơn điện tử - Vinlawyer
Dịch vụ soạn thảo đơn khởi kiện, hợp đồng online

Hoá đơn điện tử là tập hợp các dữ liệu điện tử về mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Có cùng giá trị pháp lý như hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử còn có ưu thế khác như: Dễ quản lý hơn, rẻ hơn và đặc biệt, doanh nghiệp có thể dễ dàng thay đổi hình ảnh thương hiệu trên hóa đơn bất cứ khi nào họ muốn. Luật sư tư vấn chúng tôi sẽ giải thích những vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử trong bài viết sau đây.

  1. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính thì:

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, chữ ký điện tử theo quy định bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Ngắn gọn hơn: HĐĐT là Hóa đơn được Khởi tạo, Lập, Gửi, Nhận, Lưu trữ và Quản lý bằng phương tiện điện tử.

HĐĐT gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm: tcm, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan

HĐĐT đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

  1. Phần mềm lập HĐĐT

Phần mềm lập hóa đơn điện tử - Vinlawyer
Phần mềm lập hóa đơn điện tử – Vinlawyer

Hiện tại các phần mềm lập HĐĐT thông dụng trên thị trường, trong đó có Fast e-Invoice, cung cấp HĐĐT với dạng dữ liệu điện tử là file XML có các thông tin hóa đơn và chữ ký số (giống như làm với khai báo thuế điện tử qua HTKK). Có thể vào phần mềm và upload file XML này lên để xem hóa đơn.

Hiện nay định dạng file xml của HĐĐT của các nhà cung cấp đang là khác nhau. Vì vậy muốn đọc được file này để chuyển thành hóa đơn cho người dùng xem được thì phải sử dụng phần mềm của ncc tạo ra file XML đó.

Tổng cục thuế sẽ đưa ra quy định về định dạng thống nhất cho HĐĐT và như vậy có thể vào cơ sở dữ liệu của Tổng cục thuế để tra cứu, xem hóa đơn điện tử.

HĐĐT có mã của cơ quan thuế là HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

HĐĐT không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Các hộ, cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ và các doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế. Các doanh nghiệp còn lại sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế.

  1. Đặc điểm của HĐĐT

– Ký hiệu hóa đơn: có chữ E (ví dụ: AA/18E)

– Số liên hóa đơn: không có số liên. (Hóa đơn điện tử chỉ có 01 bản duy nhất nên không khái niệm liên. Bên bán, bên mua và cơ quan thuế cùng khai thác dữ liệu trên một bản hóa đơn điện tử duy nhất.)

– Chữ ký trên hóa đơn: chữ ký số.

– Hình thức hóa đơn: lưu trữ bản mềm (điện tử, số hóa). Không phải in ra giấy.

– Phương thức nhận hóa đơn: nhận bản mềm qua email hoặc qua cổng thông tin (webportal) với tên truy cập và mật khẩu được cấp.

– Thời gian lưu trữ hóa đơn: 10 năm trên hệ thống.

– Hóa đơn ghi song ngữ có được không: có.

– Khi hóa đơn có sai sót: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới).

– Hóa đơn phục vụ đi đường: truy cập xem trên cổng thông tin hoặc in ra giấy (không cần chữ ký, đóng dấu, chỉ để phòng trừ khi không có mạng internet).

– Ngày của hóa đơn điện tử dùng để hạch toán, kê khai thuế: ngày lập hóa đơn (chứ không phải là ngày ký hóa đơn)

  1. Lợi ích của việc sử dụng HĐĐT cho doanh nghiệp

Các lợi ích của việc sử dụng HĐĐT gồm có như sau:

– Giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn. Góp phần bảo vệ môi trường.

– Không sợ thất lạc hoặc cháy hỏng do lưu trữ dưới dạng điện tử trên server.

– Không sợ làm giả do phải ký hóa đơn bằng Chữ Ký Số.

– Gửi hóa đơn nhanh hơn, tiết kiệm chi phí gửi hóa đơn vì gửi thông qua internet.

– Tra cứu dễ dàng bất cứ lúc nào, lấy hóa đơn mọi lúc, mọi nơi.

– Xuất báo cáo bất cứ lúc nào từ chương trình thống kê

  1. Những lợi ích của hóa đơn điện tử mang lại cho khách hàng của doanh nghiệp

Việc áp dụng HĐĐT mang lại rất nhiều lợi ích cho khách hàng như:

– Nhận được hóa đơn ngay khi doanh nghiệp phát hành.

– Đa dạng hình thức tiếp nhận hóa đơn: qua thư điện tử (Email), trên trang website/portal.

– Thuận tiện tra cứu online MỌI LÚC-MỌI NƠI

– Không lo sợ mất hóa đơn (đã được lưu trên web của đơn vị phát hành). Và khách hàng cũng có thể lưu trên máy của mình.

 Luật sư Bình Dương – Công ty Luật TNHH Vinlawyer rất hân hạnh được đồng hành cùng quý khách hàng trong việc giải quyết mọi vấn đề pháp lí. Hãy liên hệ với chúng tôi để được sử dụng dịch vụ tư vấn một cách tốt nhất.

Dịch vụ soạn thảo đơn khởi kiện, hợp đồng online

BÌNH LUẬN

Vui lòng nhập bình luận của bạn
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây